Télétransmission des actes

100% des marchés publics dématérialisés au 1er octobre 2018 – Obligation des collectivités territoriales(acheteurs publics)

 
 
100% des marchés dématérialisés –Obligation des collectivités territoriales

Marchés concernés :

- Passation : marchés dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT

- Transmission au contrôle de légalité: marchés dont le montant est supérieur ou égal à 209.000€ HT

Opérations à mener :

     1. Signature d’un avenant à la convention de transmission électronique des Actes :

Pour toutes les conventions de « télétransmission » des actes signée avant le 1er janvier  2017

La signature d’un avenant est obligatoire avant toute transmission par voie dématérialisée des marchés publics.

La signature de cet avenant devra faire l’objet au préalable d’une délibération puis d’une transmission au bureau du conseil et contrôle de légalité en deux exemplaires originaux signés.
Le modèle d'avenant en fonction de la nature de votre collectivité est à télécharger ci-après :

> Modèle Avenant CP CCASCentre communal d'action sociale - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

> Modèle Avenant CP Commune - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

> Modèle Avenant CP EPCI - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

> Modèle Avenant CP OPH - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

> Modèle Avenant CP Syndicats - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

      2. Signature électronique :

Pour mener à bien la démarche de dématérialisation des marchés publics, la question de la signature électronique est essentielle. Il est donc nécessaire :

- de faire le point sur les délégations de signature, les certificats étant nominatifs
- d’acquérir un certificat de signature électronique qualifié conforme à la réglementation européenne « eIDAS » auprès du fournisseur de télétransmission.
Le BOAMP a publié une liste des partenaires habilités à délivrer un certificat électronique : http://www.lsti-   certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique
- d’anticiper cette acquisition (15 jours à 1 mois d’attente pour l’obtention).

Remarques

Signer un document papier et le scanner n'est pas une signature électronique valable, les documents transmis au contrôle de légalité devront être signés électroniquement ou préciser uniquement la date de signature, le nom, le titre et la fonction du signataire et qu’un exemplaire papier signé de façon manuscrite soit conserver par la collectivité pour le produire à la demande du représentant de l’État ou du tribunal administratif.
L’application Actes utilisée par les services de l’Etat permet de recevoir des documents signés électroniquement, notamment au format PDF. Il n’est donc pas nécessaire de nous transmettre le rapport de vérification des signatures.

     3. Le mode d’emploi de la télétransmission des marchés publics :

Afin d’optimiser les méthodes de travail et de s’assurer de la réussite de la dématérialisation des marchés publics, il convient de définir des règles de transmission simples et communes à tous les acteurs concernés.

> Un mode d’emploi de la télétransmission des marchés publics est donc à télécharger ici. - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,08 Mb

     

Les conseils et les erreurs à éviter :

. La dématérialisation des marchés publics induit une nouvelle culture de travail et un nouveau mode d’organisation des services. Il est donc essentiel d’anticiper cette modernisation de la commande publique. Votre fournisseur de télétransmission est votre interlocuteur privilégié pour passer cette étape. La formation des agents est aussi un moyen de réussir ce passage à la dématérialisation.
. Les élus, notamment pour ce qui concerne la signature électronique, devront aussi s’investir dans ce changement.
. Il est conseillé de dématérialiser l’ensemble de la chaîne de la commande publique : la passation, la transmission du dossier au contrôle de légalité et la notification du marché. Il convient de ne pas rematérialiser les marchés pour leur transmission au contrôle de légalité.
. Une opération de communication auprès des entreprises susceptibles de répondre à vos appels d’offres peut-être utile pour encourager les entreprises locales à se préparer à la dématérialisation.
. Avant la première transmission par voie dématérialisée d’un marché public, nous vous incitons à en informer le bureau du conseil et contrôle de légalité.

L’équipe du bureau du conseil et contrôle de légalité à la Préfecture du Morbihan se tient à votre disposition pour tout renseignement ou toutes difficultés techniques.

Textes applicables :